Una serie de libros contables apilados

Obligación de conservar la documentación contable

Si llevas la contabilidad de un negocio o si trabajas con documentos contables debes saber que se deben conservar dichos documentos, principalmente por dos motivos: porque la normativa reguladora nos obliga y porque se pueden exigir en un futuro, como puede pasar con la Administración pública a la hora de comprobaciones e inspecciones.

 

¿Durante cuánto tiempo debo conservar los documentos contables?

A efectos fiscales, la Ley General Tributaria Art. 66 Ley 58/2003, exige que la documentación contable y los soportes documentales, como son los programas, archivos informáticos o algún justificante de carácter fiscal, tienen obligación de conservarse en un plazo mínimo de cuatro años, que es el plazo que tiene la Administración en hacer las comprobaciones e inspecciones que mencionamos con anterioridad, para comprobar la situación tributaria del contribuyente.

Por otro lado, a efectos mercantiles, y en concordancia con el Código de Comercio, todos los libros oficiales de contabilidad como los que no los son deben ser conservados en un periodo de tiempo mínimo de seis años, según el Art. 30 Código Civil.

Otros aspectos que hay que tener en cuenta:

  • Si en su actividad de negocio se han generado facturas de inmovilizado deben conservarse durante todos los ejercicios en los que se deduzca el gasto de la amortización del bien, añadiéndole los cuatro años que deben conservarse a efectos fiscales.
  • Si, por otro lado, existen bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades la documentación contable debe guardarse durante el plazo de tiempo en el que se genera la base negativa hasta que es compensada en su totalidad (teniendo en cuenta que no existe límite temporal en compensarlas), esto más los cuatro años de prescripción del ejercicio. Dichas bases imponibles pendientes de compensar pueden ser inspeccionadas por la Administración en un plazo de diez años.

Pero no podemos quedarnos solo con estos documentos, sino que hay otros muchos documentos que deben conservarse también en un periodo de tiempo establecido. A continuación, os dejo una serie de ejemplos:

  • Los préstamos debemos conservarlos hasta que sean devueltos.
  • La documentación sobre el inmovilizado hay que mantenerla hasta que haya pasado el periodo establecido de amortización y/o vendido.
  • Los referentes a bienes de inversión se conservarán hasta que finalice el plazo de regularización del IVA (5 años de manera general, 10 años para terrenos y edificaciones).

Por último, no podemos olvidar la Ley 10/2010, de 28 de abril, en la cual nos exige, en el artículo 25, que los sujetos obligados a esta Ley deben conservar durante al menos un plazo de diez años la documentación dónde se formalice el cumplimiento de sus obligaciones como medida de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.

 

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