Oficina ordendada con archivos de la gestión de la empresa

La estrategia de las 5s en la oficina

Tener un puesto de trabajo ordenado, despejado y limpio es más importante de lo que parece. Por ello, ha surgido la estrategia de las 5s en la oficina, una manera útil de ayudar al trabajador en su día a día.

Esta estrategia surgió en Japón, por la empresa Toyota, para conseguir mejoras duraderas en el nivel de organización y limpieza en los puestos de trabajo. El objetivo es buscar una mayor eficiencia y motivación de los trabajadores para así, tener un mejor desarrollo en los procesos y mayor optimización en la gestión de tareas.

Se generarán algunos cambios y ajustes en la realización de las tareas tradicionales, pero son cambios que percibirán resultados positivos.

 

¿Cuáles son las 5s?

  • Clasificar y descartar “Seiri”
  • Ordenar “Seiton”
  • Limpiar “Seiso”
  • Estandarizar “Seiketsu”

 

Clasificar y descartar

Echa un vistazo a tu puesto de trabajo, verás que tienes muchas más cosas de las que realmente necesitas. Pues bien, este paso trata de conseguir que a simple vista tengamos las cosas imprescindibles para realizar nuestro trabajo, sin distracciones ni obstáculos. Lo demás se deberá separar y dejar en un lugar de almacenamiento transitorio, un cajón, estantería o balda. También debemos fijarnos si hay muebles que entorpezcan los movimientos y la comunicación de empleados.

Ordenar

Una vez hemos dejado lo indispensable en el puesto de trabajo, debemos dar un sitio a cada objeto. Esto nos permitirá saber de forma rápida donde puedo localizarlo y así ahorrar tiempo buscando.

Un lugar ordenado, donde puedas ver lo que tienes y lo que te falta, te ayudará a adelantar pedidos de material si se están agotando, sin tener que darte cuenta en el momento que lo necesitas.

Limpiar

En nuestra rutina diaria debemos hacer una limpieza de la suciedad o polvo que pueda tener nuestro puesto de trabajo. Pero no solo eso, sino, cada poco tiempo, debemos quitar todo lo que hemos ido acumulando que no es imprescindible, para continuar con un orden.

Estandarizar

En este paso estandarizamos el puesto de trabajo de manera que podamos distinguir claramente cuando algo no va bien o falta. El objetivo es mantener los tres primeros pasos de forma que no haya objetos innecesarios, este todo organizado y limpio.

En un vistazo deberíamos ver si hay algún problema y corregirlo. Es algo que puedes hacer al llegar cada día a la oficina, o si detectas un problema, debes decidir en qué momento le dedicarás tiempo a solucionarlo.

Mantener el proceso

Estos pasos deben mantenerse en el tiempo para conseguir mejoras satisfactorias, de nada sirve, implantarlo durante una semana, debe ser duradero. La implantación de la estrategia de las 5s nos proporcionará un espacio de trabajo mucho más agradable, una mayor motivación y una sensación de satisfacción personal y que se notará también a nivel general.

 

Las empresas que siguen esta estrategia la realizan con la intención de contar con espacios organizados y conseguir un entorno agradable para sus trabajadores. Sin embargo, la importancia de este programa trasciende aquellos beneficios orientados hacia el logro de la excelencia, la calidad, la productividad y las mejoras continuas partiendo desde la organización de los espacios para mejorar la fluidez de los procesos.

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